Conditions générales de vente
P.L. Audio – by COBAMA SRL
Clos des Eviaux 1 - 5150 Floriffoux
BCE : 1027 022 538
1. Généralités
On entend par “P.L. Audio” l’activité commerciale exploitée sous ce nom par Cobama SRL, société à responsabilité limitée, immatriculée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro BCE 1027 022 538 et établie à Clos des Eviaux 1 à 5150 Floriffoux.
Les présentes conditions générales régissent toutes les relations contractuelles entre P.L. Audio et ses clients. Toute commande implique l'acceptation sans réserve de ces conditions générales, sauf dérogation écrite expresse convenue entre les parties.
Les conditions générales prévalent sur toute clause contraire figurant dans les documents du client, sauf acceptation formelle et écrite de P.L. Audio. Si l’une des clauses des présentes conditions générales devait être déclarée nulle ou inapplicable, cela n’affecterait en rien la validité des autres clauses.
2. Commandes et exécution des prestations
P.L. Audio s’engage à fournir des prestations techniques, la location de matériel, ainsi que la vente et l’installation d’équipements, conformément aux termes définis avec le client.
Toute prestation ou location doit faire l’objet d’un devis ou d’un bon de commande signé par le client. La signature du devis ou bon de commande engage le client de manière ferme et définitive.
Le client s’engage à fournir toutes les informations nécessaires au bon déroulement de la prestation, notamment en matière d’accès aux infrastructures, alimentation électrique, conformité des lieux et respect des normes de sécurité.
En cas d’impossibilité d’exécuter la prestation pour des raisons imputables au client (accès bloqué, retard important, absence de personnel nécessaire, etc.), P.L. Audio se réserve le droit de facturer la prestation en intégralité.
3. Conditions de paiement
Sauf dispositions contraires expressément convenues dans le devis ou le contrat, les paiements s’effectuent selon les modalités suivantes :
Un acompte de 50 % du montant total est exigé au moment de la commande afin de confirmer la réservation de la prestation ou de la location du matériel. Le solde restant devra être réglé avant la date de l’événement, ou, en cas de location de matériel, au plus tard lors de sa livraison ou de son enlèvement.
En cas de retard de paiement, des pénalités seront appliquées de plein droit et sans mise en demeure préalable. Ainsi, tout montant impayé à son échéance entraînera l’application automatique d’un intérêt de retard de 1 % par mois sur les sommes dues. De plus, une pénalité forfaitaire équivalente à 20 % du montant total sera exigée, avec un minimum de 250 €. Enfin, des dommages et intérêts supplémentaires de 15 % du montant dû seront facturés, avec un minimum de 125 €, sans préjudice des intérêts de retard susmentionnés.
Le non-paiement d’une facture à l’échéance entraîne l’exigibilité immédiate de toutes les sommes dues et autorise P.L. Audio à suspendre toute prestation en cours, sans préjudice de son droit à indemnisation.
Un paiement en plusieurs échéances peut être envisagé pour certaines prestations importantes, sous réserve d’un accord écrit préalable.
4. Conditions d’annulation et de résiliation
Toute prestation commencée est due en totalité.
4.1. Annulation d’une prestation
Toute annulation d’une prestation par le client entraîne l’application de frais compensatoires, en raison des engagements pris par P.L. Audio et des coûts déjà engagés.
En cas d’annulation plus de 8 jours avant la date prévue de la prestation, le client restera redevable de 50 % du montant total du contrat.
Pour toute annulation survenant dans un délai de 72 heures ou moins avant la prestation, la totalité du montant convenu sera due à P.L. Audio, sans possibilité de remboursement ou de report.
4.2. Annulation d’une location de matériel
Toute annulation d’une location de matériel par le client entraîne des frais proportionnels au délai de préavis accordé.
Si l’annulation intervient plus de 24 heures avant la date prévue d’enlèvement ou de livraison, le client sera redevable de 50 % du montant total de la location.
D’autre part, si l’annulation a lieu le jour même, une indemnité correspondant à 75 % du montant total sera facturée.
Toute location entamée est due en totalité, indépendamment de son utilisation effective par le client.
5. Location de matériel
Le matériel loué demeure la propriété exclusive de P.L. Audio. Le client est responsable de son bon usage et de sa restitution en parfait état.
Un chèque de caution de 100 € minimum est exigé pour toute location. Le montant peut être ajusté en fonction de la valeur du matériel loué.
Le client peut sous-louer ou mettre le matériel à disposition de tiers sous sa seule responsabilité. Tout matériel retourné en mauvais état, détérioré ou incomplet sera facturé au prix neuf catalogue. Les câbles mal enroulés ou non attachés seront facturés à 1 € par unité.
P.L. Audio dispose d’un délai de 72 heures après le retour du matériel pour en vérifier l’état. Toute réparation nécessaire sera facturée sous 15 jours et devra être réglée immédiatement. En cas de non-restitution du matériel ou de détérioration constatée lors de la vérification,
P.L. Audio se réserve le droit d’encaisser tout ou partie de la caution pour couvrir les frais de remplacement ou de réparation.
6. Transmission des supports médias et présentations
Afin de garantir une exécution fluide et optimale des prestations techniques, le client s’engage à transmettre à P.L. Audio, au plus tard deux jours ouvrables avant l’événement, l’ensemble des fichiers multimédias nécessaires à la diffusion.
Les fichiers devront être fournis dans des formats standards afin d’assurer leur compatibilité avec les équipements professionnels :
- Fichiers vidéo : MOV / MP4 – Full HD 1920x1080
- Fichiers image : JPG / PNG
- Fichiers audio : WAV / AIFF / MP3
- Présentations : Microsoft PowerPoint (.PPT / .PPTX) et Apple Keynote (.KEY)
Ces fichiers doivent être envoyés dans leur version finale et dans un format vérifiable et exploitable afin de permettre leur intégration et leur test préalable sur les équipements utilisés lors de l’événement.
À défaut de respect de ce délai, P.L. Audio ne pourra garantir un résultat optimal, notamment en ce qui concerne la compatibilité des fichiers, la qualité de diffusion et l’intégration des supports. Toute demande de modification ou d’adaptation de dernière minute pourra entraîner des retards, des limitations techniques ou une facturation supplémentaire selon la charge de travail occasionnée.
7. Responsabilité et assurances
7.1. Assurance obligatoire pour la location de matériel
Le client s’engage à souscrire une assurance "tous risques" couvrant l’ensemble du matériel loué contre le vol, la casse, la détérioration accidentelle et tout autre dommage susceptible de survenir pendant la période de location. Cette assurance devra être souscrite auprès d’une compagnie reconnue et couvrir la valeur totale du matériel mis à disposition par P.L. Audio.
Dès la prise en charge du matériel, le client devient entièrement responsable de son bon usage, de sa conservation et de sa restitution en parfait état. Il assume l’entière responsabilité des risques encourus, qu’il s’agisse de son propre fait, de celui de ses collaborateurs, de ses prestataires ou de toute autre personne ayant accès au matériel.
En cas de vol, de perte, de destruction ou de détérioration du matériel loué, le client devra immédiatement en informer P.L. Audio et fournir les documents justificatifs nécessaires (déclaration de sinistre, procès-verbal de police en cas de vol, etc.). Le client s’engage à indemniser intégralement P.L. Audio pour toute perte ou dommage, à hauteur du prix neuf catalogue du matériel concerné. Aucune réduction ou exonération ne pourra être appliquée en raison de l’ancienneté ou de l’usure du matériel.
À défaut de souscription d’une assurance adéquate, le client reste personnellement responsable de l’intégralité des dommages subis par le matériel et devra en assumer le coût de réparation ou de remplacement.
7.2. Utilisation et responsabilité du client
Le matériel loué est fourni en parfait état de fonctionnement et doit être utilisé conformément à son usage prévu. Toute modification, démontage, réparation ou altération du matériel est strictement interdite sans l’accord préalable écrit de P.L. Audio.
Le client s’engage à prendre toutes les précautions nécessaires pour éviter tout dommage au matériel.
Toute utilisation non conforme ou négligence pouvant entraîner une panne, un dysfonctionnement ou un accident relèvera de la seule responsabilité du client, qui assumera l’intégralité des conséquences financières et juridiques.
P.L. Audio décline toute responsabilité en cas de dommages matériels, corporels ou immatériels résultant d’une mauvaise utilisation du matériel par le client ou toute personne placée sous sa responsabilité.
7.3. Limitation de responsabilité de P.L. Audio
Dans le cadre de ses prestations techniques et de la mise à disposition de matériel, P.L. Audio n’est tenu qu’à une obligation de moyens et non de résultat. La responsabilité de P.L. Audio est strictement limitée aux dommages directs résultant d’une faute lourde avérée de sa part. En aucun cas, P.L. Audio ne pourra être tenu responsable des :
- Dommages indirects, incluant notamment les pertes financières, pertes d’exploitation, préjudices commerciaux ou pertes de chiffre d’affaires consécutives à un dysfonctionnement du matériel ou à un retard dans l’exécution des prestations.
- Dommages causés par des tiers, y compris les sous-traitants, partenaires ou autres prestataires intervenant dans l’événement.
- Dommages résultant d’un manquement du client à ses propres obligations, notamment en cas de non-respect des consignes d’utilisation du matériel ou des consignes de sécurité.
En cas de litige sur la qualité d’une prestation technique réalisée par P.L. Audio, la responsabilité de l’entreprise ne pourra être engagée que si le client apporte la preuve d’une faute lourde ayant directement entraîné un préjudice matériel ou financier. En toute hypothèse, la responsabilité financière de P.L. Audio pour un dommage prouvé ne pourra excéder le montant total de la prestation concernée.
8. Cas de force majeure
P.L. Audio ne pourra être tenu responsable si l’exécution de ses obligations est empêchée ou retardée en raison d’un cas de force majeure, c’est-à-dire un événement imprévisible, irrésistible et indépendant de la volonté des parties. Sont notamment considérés comme des cas de force majeure, sans que cette liste soit limitative :
- Les catastrophes naturelles (tempêtes, inondations, tremblements de terre, incendies) rendant l’organisation de l’événement impossible.
- Les conflits sociaux (grèves générales, manifestations, blocages des transports) empêchant la tenue de l’événement ou l’accès au site.
- Les pandémies, crises sanitaires et restrictions gouvernementales imposant l’annulation ou le report de l’événement.
- Les actes de terrorisme, attentats, menaces avérées compromettant la sécurité des participants et des intervenants.
- L’indisponibilité du lieu pour des raisons indépendantes du client (décision administrative, fermeture du site pour raisons de sécurité ou de conformité).
- Tout autre événement de nature exceptionnelle empêchant la réalisation de la prestation et indépendant de la volonté des parties.
En cas de force majeure, les obligations des parties seront suspendues sans qu’aucune des parties ne puisse exiger une indemnité ou une compensation financière. P.L. Audio et le client s’engagent à rechercher une solution amiable, notamment par le report de l’événement à une date ultérieure, dans la mesure du possible.
Si le report est impossible, les sommes déjà versées par le client seront conservées par P.L. Audio à titre d’avoir, valable pour une période de 12 mois, sauf accord contraire entre les parties. Si aucune solution de report n’est trouvée dans ce délai, les sommes versées seront remboursées après déduction des frais engagés par P.L. Audio.
9. Litiges et juridiction compétente
Tout litige relatif à l’interprétation ou à l’exécution des présentes conditions générales sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Namur. En cas de différend, les parties s’efforceront de privilégier une résolution amiable avant d’entamer toute procédure judiciaire.
Toute contestation ou réclamation doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception au siège social de Cobama SRL, situé au Clos des Eviaux 1 - 5150 Floriffoux, dans un délai de huit jours calendrier suivant l'événement concerné. Au-delà de ce délai, aucune demande ne sera prise en considération.